Je hebt iets gedaan voor iemand en er moet betaald worden, maar je bent geen ondernemer. Mag je als particulier factureren? Meestal wel. Hier staat wanneer het mag, wat er op zo'n factuur hoort, en waar de grens ligt met ondernemen.
De vraag is niet of je een rekening mag sturen, maar of wat je doet ondernemen is.
Een rekening sturen voor iets dat je geleverd hebt is niet verboden. Je klant heeft een bewijsstuk nodig voor zijn eigen administratie, en dat mag van jou komen, ook als je geen bedrijf hebt.
Een eenmalige klus zonder winstoogmerk maakt je geen ondernemer. Je stuurt een nota op eigen naam, en daar is deze pagina voor.
Lever je zelfstandig, regelmatig en tegen een prijs waar je aan verdient, dan ben je geen particulier meer. Waar die grens precies ligt en wat je dan regelt, staat op onze pagina over factuur maken zonder KVK-nummer.
Ook zonder bedrijf kunnen je inkomsten in je aangifte horen. Dat staat los van een inschrijving. Twijfel je, dan is de Belastingdienst de partij die het zeker weet.
Zonder ondernemersnummers houd je een prima nota over.
Je naam en adres, de naam en het adres van de ontvanger, de datum, een volgnummer, een korte omschrijving van wat je geleverd hebt, het bedrag en je IBAN. Meer heeft de ontvanger niet nodig.
Geen ondernemersnummers, want die heb je niet. Verzin ze ook niet. Een nota zonder die nummers is gewoon geldig als bewijsstuk.
Btw in rekening brengen mag alleen als je btw-ondernemer bent. Reken dus geen 21 procent, en vermeld ook niet dat het bedrag inclusief of exclusief btw is. Het is simpelweg het bedrag.
Een factuur is een verzoek om te betalen, een kwitantie is het bewijs dat er betaald is. Moet het geld nog komen, stuur dan een factuur of nota. Is er contant afgerekend, dan geef je daarna een kwitantie mee als betaalbewijs. Op allebei staat wie wat aan wie geleverd heeft, de datum en het bedrag. Je IBAN hoort alleen op de factuur, want bij een kwitantie is er al betaald.
Geen inschrijving betekent niet geen aangifte.
Ook zonder inschrijving horen verdiensten in je aangifte inkomstenbelasting. In welke rubriek dat valt hangt af van je situatie. De Belastingdienst legt per geval uit welke dat is.
Bewaar een kopie van elke nota die je stuurt en de bonnetjes van de kosten die je maakte. Als er later vragen komen wil je kunnen laten zien wat er gebeurd is.
Merk je dat het niet bij die ene klus blijft, dan is inschrijven het moment. Daarna mag je btw rekenen, kun je kosten aftrekken en kom je in aanmerking voor regelingen voor ondernemers.
Deze pagina legt de hoofdlijn uit, geen persoonlijk advies. Voor jouw situatie zijn de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel de partijen die het zeker weten.
Je hoeft er geen Word-sjabloon voor open te trekken.
Met MyCompanyDesk Desk maak je onbeperkt facturen zonder dat het iets kost en zonder creditcard. Je vult je gegevens in, kiest een opmaak en downloadt een pdf. De velden voor bedrijfsnummers en btw laat je gewoon leeg. Bij het definitief maken vraagt hij daar één keer bevestiging voor, omdat die gegevens meestal wél verplicht zijn; daarna kun je gewoon door.
Schrijf je je later in als ondernemer, dan vul je die nummers aan en staan ze vanaf dat moment op elke factuur. Je oude nota's blijven gewoon bewaard. Zie ook factuur maken zonder KVK.
Wat mensen meestal nog willen weten over factureren als particulier.
Ja. Er is geen regel die je verbiedt om een rekening te sturen voor iets dat je geleverd hebt. De vraag is niet of je een papiertje mag sturen, maar of wat je doet ondernemen is. Doe je het incidenteel en niet met winstoogmerk, dan kan het als particulier.
Nee. Je mag alleen btw in rekening brengen als je btw-ondernemer bent en een btw-identificatienummer hebt. Heb je dat niet, zet er dan geen btw op en vermeld ook geen btw-nummer.
Ja. Er is geen wet die zegt dat alleen ondernemers een rekening mogen sturen. Wat zo'n factuur geldig maakt is niet een bedrijfsnummer, maar dat eruit blijkt wie wat aan wie geleverd heeft en voor welk bedrag. De ontvanger kan hem daarmee gewoon in zijn administratie opnemen.
Zodra je zelfstandig, regelmatig en met winstoogmerk levert aan anderen dan familie of vrienden, ben je ondernemer en hoor je ingeschreven te staan. De Belastingdienst hanteert eigen criteria, dus je inkomsten kunnen in je aangifte horen terwijl je nog geen bedrijf bent. De precieze grens en wat je dan regelt lees je op onze pagina over factuur maken zonder KVK-nummer, en het vervolg op onze pagina over inschrijven bij de KVK.
Ja. Een eenmalige klus waarbij je niet structureel en niet met winstoogmerk levert, is geen onderneming. Je stuurt dan gewoon een nota op eigen naam.
Zet je eigen naam en adres erop, die van de ontvanger, de datum, een volgnummer, wat je geleverd hebt, het bedrag en je IBAN. Laat ondernemersnummers en btw weg, want die heb je niet.
Ja. Het bedrijf heeft een bewijsstuk nodig voor zijn eigen administratie, en jouw nota voldoet daarvoor. Ze kunnen er alleen geen btw mee terugvragen, omdat jij die niet in rekening brengt.
Ook zonder bedrijf verandert er niets aan je positie: de afspraak die je maakte blijft gelden. Zorg dat je kunt aantonen wat er is afgesproken en geleverd, dus bewaar berichten en een kopie van de nota.
Geen creditcard nodig. Je maakt je factuur in een paar minuten en de btw wordt automatisch berekend.